IA et onboarding : un assistant interne pour les nouveaux arrivantsAI and onboarding: an internal assistant for new joiners

Un nouvel arrivant pose pendant des semaines les mêmes questions : outils, accès, notes de frais, conges, interlocuteurs, procédures. Ces réponses existent, dispersees entre intranet, livret d accueil et savoir-faire oral. Un assistant interne fonde sur le RAG les rend accessibles a la demande, avec citation de la procédure applicable et renvoi vers un humain quand il faut.A new joiner asks the same questions for weeks: tools, access, expenses, leave, contacts, procedures. The answers exist, scattered across the intranet, the welcome pack and oral know-how. A RAG-based internal assistant makes them available on demand, citing the applicable procedure and redirecting to a human when needed.

Un point d entrée unique aux procédures internesA single entry point to internal procedures

L intérêt n est pas de remplacer l accompagnement humain, qui reste déterminant dans les premières semaines, mais d absorber les questions factuelles a toute heure. L assistant retrouve la procédure applicable, en restitue l essentiel et renvoie au document complet. Deployes dans la messagerie d équipe ou l intranet, ces échanges révèlent aussi les zones ou la documentation manque, ce qui donne une feuille de route concrete au service RH.The point is not to replace human support, which remains decisive in the first weeks, but to absorb factual questions at any time. The assistant finds the applicable procedure, summarises the essentials and links to the full document. Deployed in the team messaging tool or the intranet, these exchanges also reveal where documentation is missing, giving HR a concrete roadmap.

Réponses aux questions pratiques avec citation de la procédure applicable

Déploiement dans la messagerie d équipe ou l intranet existant

Renvoi vers le référent RH ou informatique quand la réponse manque

Identification des sujets non documentes à partir des questions posées

Answers to practical questions citing the applicable procedure

Deployment inside the existing team messaging tool or intranet

Redirection to the HR or IT contact when an answer is missing

Identification of undocumented topics from the questions asked

Droits, confidentialité et données salarieesRights, confidentiality and employee data

Un assistant interne circule dans des contenus qui ne sont pas tous ouverts a tous : accords d entreprise en cours de negociation, grilles de rémunération, dossiers individuels. Les habilitations doivent être appliquées au niveau de l index, pas seulement de l affichage. Les conversations elles-mêmes constituent des données personnelles : leur durée de conservation, leur finalité et l absence d usage pour évaluer les salaries doivent être explicites.An internal assistant moves through content that is not all open to everyone: collective agreements under negotiation, salary grids, individual files. Permissions must be enforced at index level, not only at display level. The conversations themselves are personal data: their retention period, purpose and the absence of any use for evaluating employees must be made explicit.

Habilitations appliquées dans l index, vérifiées a chaque requete

Exclusion explicite des dossiers individuels et données de paie

Conversations non utilisées pour évaluer ou surveiller les salaries

Information des représentants du personnel sur le dispositif

Permissions enforced in the index and checked at every query

Explicit exclusion of individual files and payroll data

Conversations not used to evaluate or monitor employees

Employee representatives informed about the system

Mise en oeuvre et hébergementImplementation and hosting

Le projet commence par un inventaire documentaire et la designation de ce qui fait référence, puis par la préparation du corpus : nettoyage, decoupage, métadonnées. Vient ensuite un jeu de tests bati sur les questions réellement posées, rejoue a chaque mise à jour pour vérifier l absence de regression. Si les documents internes sont sensibles, S2I peut fournir le serveur GPU dimensionne et teste pour executer le modèle sur site.The project starts with a document inventory and the designation of reference material, then corpus preparation: cleaning, chunking, metadata. Next comes a test set built on questions actually asked, replayed at every update to check for regressions. If internal documents are sensitive, S2I can supply the sized and tested GPU server to run the model on site.

Inventaire documentaire et designation des sources faisant référence

Jeu de tests issu des questions réellement posées par les arrivants

Mise à jour de l index a chaque évolution des procédures

Option d exécution locale sur serveur GPU dimensionne par S2I

Document inventory and designation of authoritative sources

Test set built from questions actually asked by new joiners

Index update whenever procedures change

Local execution option on a GPU server sized by S2I

Repères de configurationConfiguration guidance

Données mobiliseesData usedLivret d accueil, procédures RH et informatiques, intranet, annuaire interne

Brique techniqueCore technologyRAG sur corpus interne, filtrage par habilitation, connecteur messagerie

PrérequisPrerequisitesProcédures à jour, référent RH, référentiel de droits exploitable

Durée indicativeIndicative durationOrdre de grandeur : quelques semaines sur un périmètre de procédures cible

Contrôle humainHuman oversightRenvoi vers un référent des que la réponse dépasse le documente

Cadre réglementaireRegulatory frameworkRGPD, information des salaries et des représentants du personnel

HébergementHostingCloud ou on-premise, serveur GPU dimensionne et teste par S2I

Repères indicatifs : la configuration finale est validée avec vous selon vos contraintes réelles (charge, budget, environnement).Indicative guidance: the final configuration is validated with you against your real constraints (workload, budget, environment).

Questions fréquentesFrequently asked questions

L assistant remplace-t-il le parcours d intégration ?Does the assistant replace the onboarding programme?

Non. Il absorbe les questions factuelles repetitives pour libérer du temps d accompagnement reel. Les rencontres, le tutorat et la compréhension du contexte de l entreprise ne se documentent pas et restent la partie déterminante de l intégration.No. It absorbs repetitive factual questions to free up real support time. Meetings, mentoring and understanding the company context cannot be documented and remain the decisive part of onboarding.

Les conversations sont-elles vues par les managers ?Can managers see the conversations?

Ce doit être exclu explicitement. Un assistant interne dont les échanges alimenteraient une évaluation individuelle serait à la fois contre-productif et problematique au regard du RGPD. Seules des statistiques agregees servent a améliorer la documentation.This must be explicitly excluded. An internal assistant whose exchanges fed individual evaluation would be both counterproductive and problematic under the GDPR. Only aggregated statistics are used to improve documentation.

Que se passe-t-il si une procédure change ?What happens when a procedure changes?

L index doit être mis à jour en même temps que le document, sans quoi l assistant continuera de citer l ancienne version avec assurance. C est pourquoi la reindexation est automatisee et rattachée au circuit de publication documentaire.The index must be updated at the same time as the document, otherwise the assistant will keep citing the old version confidently. That is why re-indexing is automated and tied to the document publishing workflow.

Un besoin précis à chiffrer ?A specific need to quote?

Décrivez votre contexte : nous revenons sous 24 à 72 heures avec une approche et un devis.Tell us your context: we come back within 24-72 hours with an approach and a quote.

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